Sepertimana yang digariskan dalam Standard MS ISO 9001:2015, Klausa 4.4.2 Setakat yang perlu, organisasi hendaklah: –

a) menyelenggarakan maklumat didokumentasikan bagi menyokong operasi prosesnya;

b) menyimpan maklumat didokumentasikan supaya mempunyai keyakinan bahawa proses dijalankan seperti yang dirancang.

Suhubungan itu, sebagai langkah penambahbaikan berterusan terhadap Kawalan Dokumen Urusetia MS ISO 9001:2015 selaku Pegawai Dokumen telah bekerjasama dengan Bahagian Teknologi Maklumat untuk membangunkan Sistem Dokumen ISO berkuatkuasa 1 Julai 2012. Sistem ini dibangunkan secara Intranet di mana ia hanya boleh diakses oleh anggota KEJORA di dalam lingkungan intranet KEJORA sahaja bagi memudahkan kawalan dokumen kualiti.

Segala dokumen-dokumen Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti Induk disediakan secara hardcopy (dokumen asal) dan softcopy untuk edaran. Dokumen kualiti softcopy akan dimuatnaik dalam sistem dan boleh dirujuk oleh semua anggota KEJORA sahaja tetapi dokumen tersebut hanya boleh dilihat (view only) dimana ia tidak boleh dimuat turun (download), tidak boleh disalin (copy), tidak boleh dicetak semula (print) dan tidak boleh disimpan (save) dalam bentuk softcopy bagi mengelakkan kekeliruan.

Dokumen kualiti yang dimuat turun (download), disalin (copy), dicetak (print) dari softcopy juga dianggap sebagai dokumen tidak terkawal. Dokumen tersebut tidak akan terlibat dalam sebarang keluaran untuk dikemaskini.